Η Διεύθυνση Διαχείρισης, Ανάπτυξης & Υποστήριξης ΕΣΗΔΗΣ εξέδωσε την έκδοση 6.00 του Εγχειριδίου Χρήσης του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ), η οποία αντικαθιστά την έκδοση του Φεβρουαρίου 2026. Το εγχειρίδιο, έκτασης 116 σελίδων, απευθύνεται στα στελέχη όλων των αναθετουσών αρχών και αναθετόντων φορέων, καθώς και των Κεντρικών Αρχών Αγορών, που καταχωρίζουν πράξεις στο Σύστημα.
Η επικαιροποίηση έρχεται λίγες ημέρες μετά τη δημοσίευση της ΚΥΑ 87338/2026 (ΦΕΚ Β΄ 6275/16.10.2026), με την οποία τροποποιήθηκε η ΚΥΑ 76928/2021 για τη λειτουργία και διαχείριση του ΚΗΜΔΗΣ. Οι παραπομπές του νέου εγχειριδίου σε «ΚΥΑ ΚΗΜΔΗΣ» αφορούν πλέον το τροποποιημένο αυτό πλαίσιο.
Ποιες πράξεις καταχωρίζονται και πότε
Με βάση το άρθρο 38 παρ. 3 και 4 του ν. 4412/2016 και τα άρθρα 5 και 10 της ΚΥΑ, στο ΚΗΜΔΗΣ καταχωρίζονται έξι κατηγορίες πράξεων. Το εγχειρίδιο συγκεντρώνει σε πίνακα τι αναρτάται και σε ποιον χρόνο:
- Πρωτογενή αιτήματα: αμέσως μετά την υπογραφή τους.
- Εγκεκριμένα αιτήματα (αναλήψεις υποχρέωσης, πολυετείς εγκρίσεις): αμέσως μετά την έγκριση της δαπάνης.
- Προκηρύξεις, διακηρύξεις, προσκλήσεις: για τους διαγωνισμούς άνω των ορίων, μετά τη δημοσίευση της προκήρυξης στην Υπηρεσία Εκδόσεων της ΕΕ· κάτω των ορίων, αμέσως μετά την υπογραφή. Η πρόσκληση της απευθείας ανάθεσης (άρθρα 120 και 330) αναρτάται τουλάχιστον πέντε ημέρες πριν από την κοινοποίηση της απόφασης ανάθεσης.
- Αποφάσεις ανάθεσης/κατακύρωσης: αμέσως μετά την οριστικοποίησή τους (άρθρο 105 παρ. 3).
- Συμβάσεις: πάντοτε πριν από την εκτέλεση οποιασδήποτε δαπάνης· στις συμβάσεις άνω των ορίων, μετά τη δημοσίευση της γνωστοποίησης ανάθεσης.
- Εντολές πληρωμής: αμέσως μετά την υπογραφή τους.
Το εγχειρίδιο περιλαμβάνει επίσης πίνακες με τις αναρτήσεις που απαιτούνται ανά είδος διαδικασίας (απευθείας ανάθεση, έργα τεχνικής βοήθειας, διαγωνισμοί άνω και κάτω των ορίων), καθώς και ειδικά για τις συμφωνίες-πλαίσιο και τα δυναμικά συστήματα αγορών (άρθρο 12 της ΚΥΑ), όπου αναρτώνται χωριστά οι εκτελεστικές συμβάσεις.
Ο ΑΔΑΜ και η κανονικότητα της δαπάνης
Κάθε πράξη που καταχωρίζεται επιτυχώς λαμβάνει μοναδικό Αριθμό Διαδικτυακής Ανάρτησης Μητρώου (ΑΔΑΜ), ο οποίος αποτυπώνεται σε κάθε σελίδα του αναρτημένου εγγράφου και δηλώνει το είδος της πράξης (REQ για αιτήματα, PROC για προκηρύξεις/διακηρύξεις, AWRD για αναθέσεις, SYMV για συμβάσεις, PAY για πληρωμές). Το εγχειρίδιο υπενθυμίζει ότι η ύπαρξη ΑΔΑΜ εξομοιώνεται με δικαιολογητικό του άρθρου 91 παρ. 2 του ν. 4270/2014, δηλαδή αποτελεί στοιχείο της κανονικότητας της δαπάνης. Πράξη που δεν έχει καταχωριστεί εγκαίρως μπορεί έτσι να δημιουργήσει πρόβλημα στην πληρωμή του αναδόχου.
Σημεία πρακτικής σημασίας
- Ορθή επανάληψη: διορθώνονται τα στοιχεία της φόρμας και το συνημμένο έγγραφο, ενώ ο ΑΔΑΜ παραμένει ίδιος. Η χωριστή λειτουργία επεξεργασίας μεταδεδομένων έχει καταργηθεί.
- Ματαίωση: είναι αμετάκλητη και καθιστά τον ΑΔΑΜ ανενεργό. Αν η πράξη ακολουθείται από άλλες (π.χ. διακήρυξη → κατακύρωση → σύμβαση), ματαιώνονται διαδοχικά από την τελευταία προς την πρώτη και επανακαταχωρίζονται μετά τη διόρθωση.
- Απόκρυψη: ζητείται από τον Διαχειριστή ΟΔΕ Διαύγειας του φορέα για διπλή ανάρτηση, λάθος αρχείο pdf ή προστασία προσωπικών δεδομένων και απορρήτων (άρθρο 79 ν. 4727/2020). Στην τελευταία περίπτωση ακολουθεί ορθή επανάληψη με αποκρυμμένα τα δεδομένα.
- Επέκταση σύμβασης: η επιλογή παραμένει τεχνικά στο Σύστημα, όμως το ίδιο το εγχειρίδιο επισημαίνει ότι ο ν. 4412/2016 προβλέπει μόνο τροποποίηση σύμβασης.
- Συνδεδεμένες πράξεις: η αναζήτηση συνδεδεμένων καταχωρίσεων επιτρέπει να εντοπίζονται όλες οι καταχωρίσεις που αφορούν την ίδια διαδικασία, από το αίτημα έως την πληρωμή.
- Τεχνικές λεπτομέρειες: τα πεδία ελεύθερου κειμένου δέχονται έως 255 χαρακτήρες και η «Περιληπτική περιγραφή» έως 400. Τα έγγραφα αναρτώνται ψηφιακά υπογεγραμμένα σε μορφή pdf, ενώ τα αποτελέσματα αναζήτησης εξάγονται σε Excel.
Γιατί ενδιαφέρει και τους οικονομικούς φορείς
Το ΚΗΜΔΗΣ είναι δημόσια προσβάσιμο, οπότε οι επιχειρήσεις μπορούν να το χρησιμοποιούν για να παρακολουθούν διαγωνισμούς, αποφάσεις κατακύρωσης και συμβάσεις ανταγωνιστών. Ο ΑΔΑΜ μιας πράξης αρκεί για να την αναζητήσει αυτεπάγγελτα η Διοίκηση, και η έγκαιρη καταχώριση της σύμβασης και της εντολής πληρωμής επηρεάζει άμεσα την εξόφληση του αναδόχου. Η γνώση των υποχρεώσεων καταχώρισης βοηθά επίσης να ελεγχθεί αν τηρήθηκε η προβλεπόμενη διαδικασία, π.χ. αν αναρτήθηκε εγκαίρως η πρόσκληση σε μια απευθείας ανάθεση.
Πρόσβαση στο Σύστημα
Η είσοδος γίνεται από τη Διαδικτυακή Πύλη www.promitheus.gov.gr (επιλογή ΚΗΜΔΗΣ), με όνομα χρήστη αυτό του Προγράμματος «Διαύγεια» και κωδικό που αποδίδεται από τη Διεύθυνση ΕΣΗΔΗΣ. Η εγγραφή νέων χρηστών γίνεται μέσω του «Κέντρου Εξυπηρέτησης» της Πύλης, από όπου διατίθεται και το πλήρες εγχειρίδιο.
Για οποιοδήποτε ζήτημα σχετικά με την καταχώριση πράξεων στο ΚΗΜΔΗΣ ή τη νομιμότητα διαδικασιών ανάθεσης, το γραφείο μας είναι στη διάθεσή σας.
Μπορείτε να βρείτε το εγχειρίδιο εδώ